Informatie over de nieuwe (Web) XLA van Excel Controller voor Exact Online met functies, lijsten en rapporten voor MS Excel.
De XLA is binnenkort verkrijgbaar via de Microsoft Store en is geschikt voor alle MS Excel 365 versies (lokaal en via web).
LET OP. Deze versie is momenteel in ontwikkeling. Belangstellende kunnen zich aanmelden voor de testfase via een email naar Excel Controller

Demo WebXLA van Excel Controller voor Exact Online

Iedereen kan vrijblijvend de  XLA downloaden en testen met een demo account (Database: demo, Account: demo) en vervolgens inloggen.

De demo heeft 2 fictieve bedrijven (1 – Webdeveloper en 2 – IT Consultant) en hebben gegevens over meerdere jaren. Hieronder zullen de verschillende mogelijkheden besproken worden en voorbeelden gegeven.

Rapporten

Met behulp van de Excel Controller Rapporten kunt u eenvoudig een lijst met boekingen van Exact Online maken, wat de basis is voor uw eigen rapportage. U kunt zelfs meerdere administraties selecteren.

Voor de demo account hebben we het volgende voorbeeld uitgewerkt:

  1. Selecteer de administratie ‘1- IT Consultant’. TIP: Met CTRL toets ingedrukt kunt u meerdere administraties selecteren. Met SHIFT toets ingedrukt kunt u een reeks administraties selecteren.
  2. Vult het Jaar (YYYY) en de tot en met Periode (YYYYMM) in.
  3. Om het aantal regels te beperken maken we gebruik van een filter. Selecteer hier ‘Grootboek’.
  4. In filterwaarde en Tekst kunt u een deel van de code/tekst van het filterveld invullen om te filteren. We gebruik in dit voorbeeld een filter op Grootboek code met ‘Tekst vanaf’ en ‘Tekst tot en met’.
  5. Als extra veld selecteren we RelatieNaam. TIP: U kunt meerdere velden selecteren zoals bij punt 1 aangegeven is.
  6. Klik op Uitvoeren. Het resultaat ziet er als volgt uit.

Lijsten

Met behulp van de Excel Controller Lijsten kunt u eenvoudig vaak gebruikte (opzoek)lijsten naar MS Excel kopiëren. Voor de demo account hebben we het volgende voorbeeld uitgewerkt (zie figuur hiernaast):

  1. Selecteer cel A1
  2. Selecteer de administratie ‘1- IT Consultant’. 
  3. Om een overzicht te krijgen van alle beschikbare administraties, maakt u gebruik van de lijst ‘Administraties’.
  4. Klik op Uitvoeren. Het resultaat is hieronder weergegeven in de velden A1:B2. De eerste kolom zijn de onderliggende Exact Online administratie nummer. Deze maken de administratie uniek binnen Exact Online. De tweede kolom is het naam van de administratie.

Vervolgens halen we een gefilterd deel van het grootboek op (zie figuur hiernaast):

  1. Selecteer cel A5.
  2. Selecteer de administratie ‘1 – IT Consultant’.
  3. Selecteer de lijst Grootboek.
  4. Vul een filter waarde in, in dit geval alle grootboek met code ’44’.
  5. Klik op uitvoeren. Het resultaat is hiernaast weergeven in de cellen A5:B9.

Verderop deze pagina gaan we gebruik maken van deze lijsten samen met de functie van Excel Controller om een standaard rapport te maken voor meerdere administraties.

Functies

Met behulp van de Excel Controller Functies kunt u eenvoudig omschrijvingen, saldo’s en zelfs een spill (nl: REEKS) tabel ophalen.

  1. Selecteer cel C4.
  2. Begin met het typen van ‘=ExcelController’ en u krijgt een overzicht te zien van de verschillende Excel Controller functies
  3. Selecteer de functie ExcelController.EC_LEDGER_AMOUNT
  4. Vul de volgende argument waarden in: ($A$2;2022;1;$A4;;;)*
  5. Even zal de waarde #BEZET# zichtbaar zijn, waarna een bedrag (129,46) verschijnt. U heeft nu een cel met de totale waarde van administratie in cel A2 (= 567890, de administratie van IT- Consultant), van het jaar 2022, de 1ste periode van grootboek in cel A4 (=’44100′).

Een volledig overzicht van alle functie van de Excel Controller kunt u onderaan deze pagina vinden (Make magic happen…)

* U kunt met de functietoets F4 rijen en kolommen vastzetten, zichtbaar door het $-teken. Als u vervolgens een functie doortrekt blijft de functie naar dezelfde cel/rij/kolom verwijzen.

Dus $A$2 is een vastgezette cel, blijft altijd naar A2 verwijzen.
$A4 is een vastgezette kolom, dus blijft altijd naar kolom A verwijzen, de rij kan wijzigen.
C$3 is een vastgezette rij, dus blijft altijd naar rij 3 verwijzen, de kolom kan wijzigen.

Combineer Lijsten en Functies (Make magic happen…)

U kunt dynamische rapportages maken wanneer u Excel Controller lijsten met functies combineert. Hieronder een uitwerking hiervan:

  1. Zet in C1 de waarde jaar, in C2 het getal 2022.
  2. Zet in C3 tot en met N3 de getallen 1 tot en met 12.
  3. Wijzig de functie in C4 naar =ExcelController.EC_LEDGER_AMOUNT($A$2;$C$2;C$3;$A4;;;)
  4. Kopieer vervolgens de functie door naar de cellen C4:N8.
  5. MS Excel is kort zijn om alle waarden op te halen (zichtbaar door ####) en vervolgens alle waarde van de verschillende perioden en grootboek zien.= (zie figuren hieronder).
  6. Wijzig de waarde van het C2 in 2023 en u krijgt alle gegevens van het jaar 2023. Wijzig vervolgens de waarde van A2 (cel met waarde 567890) naar de waarde in A1 (bijvoorbeeld door =A1) en u krijgt alle waarden van de andere administratie!
  7. Gebruik de functie ‘ExcelController.EC_DESCRIPTION’ om de correcte naamgeving van de administratie en Grootboek te maken. Vervang A2 met ‘=ExcelController.EC_DESCRIPTION(A2;;)’ en B4 met ‘=ExcelController.EC_DESCRIPTION($A$2;A4;”Ledger”)’ en trek deze door naar beneden. Nu zijn ook de omschrijvingen van de administratie altijd correct, ook als een andere administratie in A2 ingevuld worden met afwijkende grootboek omschrijvingen.

Spill Functies (More magic…)

Excel Controller heeft meer magische mogelijkheden met de reeks (eng: Spill) functie ‘EC.SPILL_SALDI’. Met behulp van deze functie kunt u met één functie een complete tabel weergeven. Hieronder een uitgewerkt voorbeeld:

  1. Zet de volgende waarden in de cellen: A1=Administratie, B1=123456, A2=Jaar, B2=2022, A3=Periode,B3=5, A4=Soort, B4 =1,A5=Rapport en tenslotte B5=1 (zie figuur hieronder)
  2. Zet in de formule van A7 de Excel Controller functie ‘=EC.SPILL_SALDI(B5;B1;B2;B3;B4)’, waarbij verwijzend naar de cellen B1:B5.
  3. Hit ‘ENTER’ en laat de magie zijn beloop gaan…een overzicht van de resultaatrekening van de administratie tot en met periode 5 van jaar 2022.
  4. Wijzig Soort (B4) naar 0 en u krijgt alle grootboek rekeningen (Balans & Resultaat)
  5. Wijzig Rapport (B5) naar 2 en u krijgt een YTD overzicht. Probeer ook de andere kant en klare rapporten…

Toelichting Functies

EC.Description (Division, Code, Topic):
  * @param {number} Division number Division. Use List in Taskpane to list all Division
  * @param {string} Code string Code (empty for topic Division).
  * @param {string} Topic string Topic (“Division” [Default], “Ledger”,”Account”, “CostCenter”, “CostUnit”, “Project”, “Item”, “Jaarrekening”, “Level”).
function
 
EC.Ledger_Amount (Division, Year, Period, Ledger, Costcenter, Costunit, Cumulated)
  * @param {number} Division number Division(Administratie). Use List in Taskpane to list all Division
  * @param {number} Year number Year(Jaar), format yyyy
  * @param {number} Period number Period (Periode)
  * @param {string} Ledger string code Ledger (Grootboekrekening)
  * @param {string} [Costcenter] (optional) string Costcenter (Kostenplaats)
  * @param {string} [Costunit] (optional) string Cosunit (Kostendrager)
  * @param {string} [Cumulated] (optional) string Cumulated (cumulatief). Values: 0 (=not cumulated [Default]), 1 (=Cumulated).
 
EC.Ledger_Budget_Amount (Division, Year, Period, Ledger,BudgetScenarioCode, Costcenter, Costunit, Cumulated)
  * @param {number} Division number Division(Administratie). Use List in Taskpane to list all Division
  * @param {number} Year number Year(Jaar), format yyyy
  * @param {number} Period number Period (Periode)
  * @param {string} Ledger string Ledger (Grootboekrekening)
  * @param {string} BudgetScenarioCode string BudgetScenarioCode
  * @param {string} [Costcenter] (optional) string Costcenter (Kostenplaats)
  * @param {string} [Costunit] (optional) string Cosunit (Kostendrager)
  * @param {string} [Cumulated] (optional) number Cumulated. Values: 0 (=not cumulated [Default]), 1 (=Cumulated).
 
EC.Level_Amount (Division, Year, Period, Level, LevelCode, BudgetScenarioCode, Costcenter, Costunit, Cumulated)
  * @param {number} Division number Division(Administratie). Use List in Taskpane to list all Division
  * @param {number} Year number Year(Jaar), format yyyy
  * @param {number} Period number Period (Periode)
  * @param {number} Level number Level (Verdichting), values: 1-5
  * @param {string} LevelCode string LevelCode (Verdichtingscode)
  * @param {string} [Costcenter] (optional) string Costcenter code (Kostenplaats)
  * @param {string} [Costunit] (optional) string Cosunit code (Kostendrager)
  * @param {number} [Cumulated] (optional) number Cumulated. Values: 0 (=not cumulated [Default]), 1 (=Cumulated).
 
EC.Level_Budget_Amount (Division, Year, Period, Level, LevelCode, Costcenter, Costunit, Cumulated)
  * @param {number} Division number Division(Administratie). Use List in Taskpane to list all Division
  * @param {number} Year number Year(Jaar), format yyyy
  * @param {number} Period number Period (Periode)
  * @param {number} Level number Level (Verdichting), values: 1-5
  * @param {string} LevelCode string LevelCode (Verdichtingscode)
  * @param {string} BudgetScenarioCode string BudgetScenarioCode
  * @param {string} [Costcenter] (optional) string Costcenter (Kostenplaats)
  * @param {string} [Costunit] (optional) string Cosunit (Kostendrager)
  * @param {string} [Cumulated] (optional) number Cumulated (cumulatief). Values: 0 (=not cumulated [Default]), 1 (=Cumulated).
 
EC.Level_Cum (Division, YYYYMM_From, YYYYMM_To, Ledger, Costcenter, Costunit)
  * @param {number} Division number Division(Administratie). Use List in Taskpane to list all Division
  * @param {number} YYYYMM_From number period from. Format YYYYMM
  * @param {number} YYYYMM_To number Period To. Format (YYYYMM
  * @param {string} Ledger string Ledger (Grootboek)
  * @param {string} [Costcenter] (optional) string Costcenter (Kostenplaats)
  * @param {string} [Costunit] (optional) string Cosunit (Kostendrager)
 
EC.Spill_Saldi (Report, Division, Year, Period, Type)
  * @param {number} Report number report. Values: 1 (=Plain), 2 (=YTD), 3 (=YTD+Diff), 4 (=Cumulated), 5 (=YTD, PYTD and Plain)
  * @param {number} Division number Division (Administratie). Use List in Taskpane to list all Division
  * @param {number} Year number Year (Jaar), format YYYY.
  * @param {number} Period number Period (Periode).
  * @param {number} Type number Type. Values: 0 (=All [default]), 1 (=P&L), 2 (=Balance).