Overzicht van de Exact Functies voor Exact Online

Demo Exact Functie voor Exact Online

Iedereen kan vrijblijvend de XLA downloaden en testen met een demoaccount (Sleutel: demo) en en klik vervolgens op Start. Gebruikers met abonnement op Excel Controller voor Exact Online kunnen de sleutel ophalen in de SolutionBI portal van Excel Controller. Klik hiervoor op SolutionBI.

Zolang de sleutel geldig is, word je direct doorgestuurd naar het volgende scherm.

De demo heeft 2 fictieve bedrijven (1 – Webdeveloper en 2 – IT Consultant) en hebben gegevens over meerdere jaren. Hieronder zullen de verschillende mogelijkheden besproken worden en voorbeelden gegeven.

Inlog

Rapporten

Met behulp van de Excel Controller Rapporten kunt u eenvoudig een rapport met een lijst van boekingen van Exact Online maken, wat de basis is voor uw eigen rapportage. U kunt zelfs meerdere administraties selecteren.

Voor de demoaccount hebben we het volgende voorbeeld uitgewerkt:

  1. Selecteer de administratie ‘1- IT Consultant’.
    TIP 1: Met CTRL toets ingedrukt kunt u meerdere administraties selecteren. Met SHIFT toets ingedrukt kunt u een reeks administraties selecteren.
    TIP 2: Gebruik het onderliggende Filter veld als u veel administraties heeft om de lijst in te korten
  2. Vult het Jaar (YYYY) en de tot en met Periode (YYYYMM) in.
  3. Om het aantal regels te beperken maken we gebruik van een filter. Selecteer hier ‘Grootboek’.
  4. In filterwaarde en Tekst kunt u een deel van de code/tekst van het filterveld invullen om te filteren. We gebruiken in dit voorbeeld een filter op Grootboek code met ‘Tekst vanaf’ en ‘Tekst tot en met’.
  5. Als extra veld selecteren we RelatieNaam.
    TIP: U kunt meerdere velden selecteren zoals bij punt 1 aangegeven is. Ook kunt de velden filteren via het onderliggende Filter veld.
  6. Klik op Uitvoeren. Het resultaat ziet er als volgt uit.

Lijsten

Met behulp van de Exact Functie Lijsten kunt u eenvoudig vaak gebruikte (op zoek)lijsten naar MS Excel kopiëren. Voor de demoaccount hebben we het volgende voorbeeld uitgewerkt (zie figuur hiernaast):
  1. Selecteer cel A1
  2. Selecteer de administratie ‘1- IT Consultant’.
  3. Om een overzicht te krijgen van alle beschikbare administraties, maakt u gebruik van de lijst ‘Administraties’.
  4. Klik op Uitvoeren. Het resultaat is hieronder weergegeven in de velden A1:B2. De eerste kolom zijn de onderliggende Exact Online administratie nummer. Deze maken de administratie uniek binnen Exact Online. De tweede kolom is de naam van de administratie.
Vervolgens halen we een gefilterd deel van het grootboek op (zie figuur hiernaast):
  1. Selecteer cel A5.
  2. Selecteer de administratie ‘1 – IT Consultant’.
  3. Selecteer de lijst Grootboek.
  4. Vul een filter waarde in, in dit geval alle grootboek met code ’44’.
  5. Klik op uitvoeren. Het resultaat is hiernaast weergeven in de cellen A5:B9.
Verderop deze pagina gaan we gebruik maken van deze lijsten samen met de functie van Excel Controller om een standaard rapport te maken voor meerdere administraties.

Functies

Met behulp van de Excel Controller Functies kunt u eenvoudig omschrijvingen, saldo’s en zelfs een spill (nl: REEKS) tabel ophalen.

  1. Selecteer cel C4.
  2. Begin met het typen van ‘=EC.’ en u krijgt een overzicht te zien van de verschillende Excel Controller functies
  3. Selecteer de functie EC.LEDGER_AMOUNT
  4. Vul de volgende argument waarden in: ($A$1;$C$2;C$3;$A4;;;)*
  5. Even zal de waarde #BEZET# zichtbaar zijn, waarna een bedrag (129,46) verschijnt. U heeft nu een cel met de totale waarde van administratie in cel A1 (= 123450, de administratie van IT- Consultant), van het jaar 2022, de 1ste periode van grootboek in cel A4 (=’44100′).

Een volledig overzicht van alle functie van de Excel Controller kunt u onderaan deze pagina vinden (Toelichting Functies)

TIP: U kunt met de functietoets F4 rijen en kolommen vastzetten, zichtbaar door het $-teken. Als u vervolgens een functie doortrekt blijft de functie naar dezelfde cel/rij/kolom verwijzen.
Dus $A$1 is een vastgezette cel, blijft altijd naar A1 verwijzen.
$A4 is een vastgezette kolom, dus blijft altijd naar kolom A verwijzen, de rij kan wijzigen.
C$3 is een vastgezette rij, dus blijft altijd naar rij 3 verwijzen, de kolom kan wijzigen.

Combineer Lijsten en Functies (Make magic happen…)

U kunt dynamische rapportages maken wanneer u Excel Controller lijsten met functies combineert. Hieronder een uitwerking hiervan:

TIP: U kunt met de functietoets F4 rijen en kolommen vastzetten, zichtbaar door het $-teken. Als u vervolgens een functie doortrekt blijft de functie naar dezelfde cel/rij/kolom verwijzen.
Dus $A$1 is een vastgezette cel, blijft altijd naar A1 verwijzen.
$A4 is een vastgezette kolom, dus blijft altijd naar kolom A verwijzen, de rij kan wijzigen.
C$3 is een vastgezette rij, dus blijft altijd naar rij 3 verwijzen, de kolom kan wijzigen.

  1. We gebruiken de functie in cel C4 zoals hierboven beschreven is =EC.LEDGER_AMOUNT($A$1;$C$2;C$3;$A4;;;).
  2. Kopieer vervolgens de functie door naar de cellen C4:N8.

MS Excel is kort zijn om alle waarden op te halen  en vervolgens alle waarde van de verschillende perioden en grootboek zien. (zie figuur hieronder).

  1. Wijzig de waarde van het C2 in 2023 en u krijgt alle gegevens van het jaar 2023. Wijzig vervolgens de waarde van A2 (cel met waarde 567890) naar de waarde in A1 (bijvoorbeeld door =A1) en u krijgt alle waarden van de andere administratie!
  2. Gebruik de functie ‘EC.DESCRIPTION’ om de correcte naamgeving van de administratie en Grootboek te maken. Vervang A2 met ‘=EC.DESCRIPTION(A1;;)’ en B4 met ‘=EC.DESCRIPTION($A$1;$A4;”Ledger”)’ en trek deze door naar beneden. Nu zijn ook de omschrijvingen van de administratie altijd correct, ook als een andere administratie in A2 ingevuld worden met afwijkende grootboek omschrijvingen.

Spill Functies (More magic…)

Excel Controller heeft meer magische mogelijkheden met de reeks (eng: Spill) functie ‘EC.SPILL_SALDI’. Met behulp van deze functie kunt u met één functie een complete tabel weergeven. Hieronder een uitgewerkt voorbeeld:

  1. Zet de volgende waarden in de cellen: A1=Rapport, B1=1, A2=Administratie, B2=123450, A3=Jaar, B3=2022, A4=Periode,B4=5, A5=Soort en tenslotte B5=1 (zie figuur hieronder)
  2. Zet in de formule van A7 de Excel Controller functie ‘=EC.SPILL_SALDI(B1;B2;B3;B4;B5)’, waarbij verwijzend naar de cellen B1:B5.
  3. Hit ‘ENTER’ en laat de magie zijn beloop gaan…een overzicht van de resultaatrekening van de administratie tot en met periode 5 van jaar 2022.
  4. Wijzig Soort (B4) naar 0 en u krijgt alle grootboek rekeningen (Balans & Resultaat)
  5. Wijzig Rapport (B5) naar 2 en u krijgt een YTD-overzicht. Probeer ook de andere kant-en-klare rapporten…

Toelichting Functies

EC.Description (Division, Code, Topic):
  * @param {number} Division number Division. Use List in Taskpane to list all Division
  * @param {string} Code string Code (empty for topic Division).
  * @param {string} Topic string Topic (“Division” [Default], “Ledger”,”Account”, “CostCenter”, “CostUnit”, “Project”, “Item”, “Jaarrekening”, “Level”).
function
 
EC.Ledger_Amount (Division, Year, Period, Ledger, Costcenter, Costunit, Cumulated)
  * @param {number} Division number Division(Administratie). Use List in Taskpane to list all Division
  * @param {number} Year number Year(Jaar), format yyyy
  * @param {number} Period number Period (Periode)
  * @param {string} Ledger string code Ledger (Grootboekrekening)
  * @param {string} [Costcenter] (optional) string Costcenter (Kostenplaats)
  * @param {string} [Costunit] (optional) string Cosunit (Kostendrager)
  * @param {string} [Cumulated] (optional) string Cumulated (cumulatief). Values: 0 (=not cumulated [Default]), 1 (=Cumulated).
 
EC.Ledger_Budget_Amount (Division, Year, Period, Ledger,BudgetScenarioCode, Costcenter, Costunit, Cumulated)
  * @param {number} Division number Division(Administratie). Use List in Taskpane to list all Division
  * @param {number} Year number Year(Jaar), format yyyy
  * @param {number} Period number Period (Periode)
  * @param {string} Ledger string Ledger (Grootboekrekening)
  * @param {string} BudgetScenarioCode string BudgetScenarioCode
  * @param {string} [Costcenter] (optional) string Costcenter (Kostenplaats)
  * @param {string} [Costunit] (optional) string Cosunit (Kostendrager)
  * @param {string} [Cumulated] (optional) number Cumulated. Values: 0 (=not cumulated [Default]), 1 (=Cumulated).
 
EC.Level_Amount (Division, Year, Period, Level, LevelCode, BudgetScenarioCode, Costcenter, Costunit, Cumulated)
  * @param {number} Division number Division(Administratie). Use List in Taskpane to list all Division
  * @param {number} Year number Year(Jaar), format yyyy
  * @param {number} Period number Period (Periode)
  * @param {number} Level number Level (Verdichting), values: 1-5
  * @param {string} LevelCode string LevelCode (Verdichtingscode)
  * @param {string} [Costcenter] (optional) string Costcenter code (Kostenplaats)
  * @param {string} [Costunit] (optional) string Cosunit code (Kostendrager)
  * @param {number} [Cumulated] (optional) number Cumulated. Values: 0 (=not cumulated [Default]), 1 (=Cumulated).
 
EC.Level_Budget_Amount (Division, Year, Period, Level, LevelCode, Costcenter, Costunit, Cumulated)
  * @param {number} Division number Division(Administratie). Use List in Taskpane to list all Division
  * @param {number} Year number Year(Jaar), format yyyy
  * @param {number} Period number Period (Periode)
  * @param {number} Level number Level (Verdichting), values: 1-5
  * @param {string} LevelCode string LevelCode (Verdichtingscode)
  * @param {string} BudgetScenarioCode string BudgetScenarioCode
  * @param {string} [Costcenter] (optional) string Costcenter (Kostenplaats)
  * @param {string} [Costunit] (optional) string Cosunit (Kostendrager)
  * @param {string} [Cumulated] (optional) number Cumulated (cumulatief). Values: 0 (=not cumulated [Default]), 1 (=Cumulated).
 
EC.Level_Cum (Division, YYYYMM_From, YYYYMM_To, Ledger, Costcenter, Costunit)
  * @param {number} Division number Division(Administratie). Use List in Taskpane to list all Division
  * @param {number} YYYYMM_From number period from. Format YYYYMM
  * @param {number} YYYYMM_To number Period To. Format (YYYYMM
  * @param {string} Ledger string Ledger (Grootboek)
  * @param {string} [Costcenter] (optional) string Costcenter (Kostenplaats)
  * @param {string} [Costunit] (optional) string Cosunit (Kostendrager)
 
EC.Spill_Saldi (Report, Division, Year, Period, Type)
  * @param {number} Report number report. Values: 1 (=Plain), 2 (=YTD), 3 (=YTD+Diff), 4 (=Cumulated), 5 (=YTD, PYTD and Plain)
  * @param {number} Division number Division (Administratie). Use List in Taskpane to list all Division
  * @param {number} Year number Year (Jaar), format YYYY.
  * @param {number} Period number Period (Periode).
  * @param {number} Type number Type. Values: 0 (=All [default]), 1 (=P&L), 2 (=Balance).

Update Exact Online data

Om vanuit Exact functie bij te werken met de laatste Exact Online data, dient u naar het menu van de Exact Functies te gaan en te drukken op de knop “Sync”. Hierna 

Via de knop Sync wordt u door gelinkt naar www.Solutionbi.nl, waar u gewenste administratie(s) selecteer en druk op “Synchronisatie verzoek indienen”, deze knop zorg dat de administraties bijgewerkt worden per 3 administraties duurt het ongeveer 2 minuten.

www.Solutionbi.nl

WWW.Solutionbi.nl is het online onderhoudsprogramma van de Exact Analyse en Exact Functie. Hier kunt u de installatie programma’s vinden en bijzondere handelingen uitvoeren, zoals:

Menu item Excel Controller hieronder vindt u:
– Installatie downloaden
– Installatie handleiding
– Login gegevens

Menu item Collega’s:
 
Onderhouden van de Excel Controller gebruikers maakt 

Menu Grootboek
:
Dit is onze eigen verdichtingsstructuur, deze verdichtingsstructuur kunt u in Exact Analyse en Exact rapportage klik hierom de handleiding te downloaden.

Menu Activeer
:
Als u nieuwe administraties aanmaakt in Exact Online verschijnen deze niet automatisch in de Excel Controller. Met Activeren Administraties kunt deze toevoegen aan Exact Online Controller.

IP adres onderhoud/toevoegen

Uw data is met een IP adres beveiligd. Dit betekent dat u kunt aangeven vanaf welke IP adressen uw data inzichtelijk is. 

Via www.solutionbi.nl kunt u adressen onderhouden.